Pada
suatu waktu, melalui surat elektronik, saya menerima sebuah kiriman surat
lamaran. Dikirim oleh seorang sarjana dari perguruan tinggi yang cukup ternama
di bilangan Jakarta dan sekitarnya. Surat lamaran tersebut dibuka oleh sebaris
kalimat yang sungguh mencengangkan :
To
Mr.
& Mrs. Leadership
In
Place
Sontak
saya tertawa terbahak-bahak. Saya benar-benar tak habis pikir akan pelamar
tersebut yang menerjemahkan ke dalam Bahasa Inggris secara harfiah kalimat
pembuka surat; “Kepada Bapak dan Ibu Pimpinan di Tempat.” Saya jadi teringat
lelucon Inggris-inggrisan ala little-little
I can (bisa sih tapi dikit-dikit), shy-shy cat (malu-malu kucing), think
cook-cook ! (pikirkan masak-masak !) dan lain-lain.
Mendengar
saya tertawa dengan nikmat, rekan-rekan kerja mulai penasaran dan sayapun
memperlihatkan kepada mereka surat lamaran tersebut. Maka membahanalah gelak
tawa di lantai tempat saya berkantor. Apa yang terjadi kemudian ialah saya
tetap melanjutkan memeriksa surat lamaran itu. Namun saya tidak mencari
informasi-informasi penting tentang si pelamar sehingga patut dipertimbangkan
untuk dipanggil. Yang saya cari justru; Ada
kekonyolan apa lagi dalam surat lamaran orang tersebut ?. Setelah kenyang tertawa,
lamaranpun saya lempar ke tempat sampah (recycle
bin) komputer.
Kejadian
di atas terjadi sekitar 2 tahun yang lalu dan saking lucunya, sampai saat
inipun masih terngiang-ngiang di benak saya. Sudah tidak terhitung saya
menerima surat lamaran yang “aneh-aneh.” Meskipun ada pepatah yang mengatakan;
“Jangan menilai seseorang dari kulitnya,” yang dalam hal ini si kulit itu
berarti surat lamaran, jujur sedikitpun saya tidak tertarik untuk memanggil
pelamar-pelamar dengan surat lamaran yang konyol.
Praktis
sebuah surat lamaran akan menjadi media pertama yang digunakan perusahaan untuk
mengenal calon-calon karyawannya. Disadari atau tidak, para pelamar kerap
menjadikan surat lamarannya sendiri menjadi bahan tertawaan orang lain
(perusahaan yang dituju). Kalau surat lamarannya saja sudah ditertawakan atau
dinilai negatif, jangan berharap terlalu jauh untuk dapat kesempatan dipanggil.
Berdasarkan pengalaman saya dalam menyeleksi berkas-berkas lamaran, melalui
tulisan ini saya mencoba berbagi; hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis
surat lamaran.
1. Siapa yang dituju ?
Lazimnya perilaku pelamar yang menggunakan media email ialah mengirim surat lamaran ke
banyak perusahaan dalam sekali waktu. Kesalahan yang sering terjadi ialah si
pelamar lupa mengganti siapa pihak yang dituju. File diperbanyak begitu saja, dilampirkan pada email, klik send. Ia lupa
mengganti pihak perusahaan yang dikirimi. Bukan sekali-dua kali, saya menerima
surat lamaran yang “salah alamat.”
Kepada Yth,
Bagian HRD PT. Raja
Tambang Borneo
Di
Jakarta
(Salah alamat ! Perusahaan kami; PT. RIUNG MITRA LESTARI.
Mungkin hanya kecerobohan biasa. Namanya juga manusia, pasti ada kalanya lupa.
Namun maaf, lamaran tetap di-delete.
Lebih teliti !)
2. Kalau tidak bisa Inggris, ya minimal konsultasi laaaah…
Jangan merasa kurang keren jika menulis lamaran dalam
Bahasa Indonesia. Jika anda memang belum mampu ber-Bahasa Inggris dengan baik
dan benar, maka tulislah lamaran dalam Bahasa Indonesia. Tidak perlu
dipaksakan, akhirnya terjadilan kekonyolan sebagaimana yang diceritakan di awal
tulisan. “Nasib” anda ada di surat lamaran, oleh karenanya kendatipun tetap ngotot ingin ber-Bahasa Inggris,
alangkah lebih baik untuk berkonsultasi dengan orang yang berkompeten. Jangan
percayakan “nasib” anda tersebut pada google
translate ataupun aplikasi penerjemah lainnya.
Surat lamaran ber-Bahasa Inggris BUKANLAH surat lamaran
Bahasa Indonesia yang dialihbahasakan ! Sekalipun secara sentences/grammar-nya benar. Ada banyak kosa kata Bahasa Indonesia
yang tidak lazim dalam kosa kata surat menyurat ala Inggris. Silakan pelajari
dan tanya-tanya, bagaimana sih sebenarnya
gaya surat lamaran ber-Bahasa Inggris itu ?.
Warm regards,
Joko Budiman
(Warm regards = Salam
hangat ?. Pelajari pilihan kata yang lazim dalam surat menyurat ber-Bahasa
Inggris. Jika anda melamar ke perusahaan yang mewajibkan penggunaan Bahasa
Inggris, kata-kata seperti warm regards
mungkin bisa “menutup rejeki” anda.)
3. Yang mana yang bisa dihubungi ?
Dalam penjelasan mengenai identitas diri, terutama akses
pada diri kita seperti nomor telepon, alamat tinggal, alamat email, pastikan teruraikan secara jelas.
Jika antara alamat KTP dengan alamat tinggal yang sekarang berbeda, lebih baik
cantumkan keduanya, beri keterangan alamat tinggal dan alamat surat. Demikian
juga nomor telepon, jika menggunakan lebih dari satu nomor, maka cantumkan saja
semuanya, biasanya nomor HP dan rumah.
Untuk alamat email,
apabila alamat email anda masih
berbunyi : pemudatampangagahberani@yahoo.com,
g4d15oengoe@gmail.com, wawan_anak_teknik@hotmail.com, asev_chenko@rocketmail.com.
Ada baiknya untuk segera diganti. Gunakanlah nama akun yang lebih enak dibaca
dari pada ditertawakan, yakni dengan cara mencantumkan nama sendiri.
4. Berapa lama ?
Dalam penulisan pengalaman-pengalaman diri yang
berhubungan dengan waktu, seperti riwayat pendidikan, riwayat kerja, riwayat
organisasi dan lain-lain. Tuliskanlah keterangan waktunya dengan jelas. Jangan
biarkan orang rekrutmen di perusahaan mengambil kesimpulan yang salah.
SMAN 1 Sukaraja Angkatan 2004
Universitas Islam
Bandung Angkatan 2009
(Jangan salahkan bagian rekrutmen bila ia menyimpulkan;
orang tersebut pasti bermasalah saat SMA, lulusnya saja lama sampai 5 tahun !)
5. Mana buktinya ?
Lampiran surat keterangan dan/atau sertifikat sebagai
bukti atas keikutsertaan dalam sebuah kegiatan, organisasi apalagi pernah
bekerja di sebuah perusahaan, sangatlah penting. Memang harus diakui, untuk
pengalaman organisasi agak sulit. Dikarenakan, umumnya di dunia akademik kita,
institusi-institusi pendidikan belum terbiasa untuk membuatkan surat keterangan
dan/atau sertifikat keikutsertaan organisasi. Padahal seharusnya surat-surat
keterangan tersebut ada, apalagi jika anda memegang posisi yang cukup penting
di organisasi tersebut.
Pengalaman yang saya alami adalah pernah suatu waktu
mewawancara 2 orang yang berasal dari universitas, jurusan serta tahun angkatan
yang sama. Dalam sesi wawancara tersebut, di masing-masing CV peserta, keduanya
mengaku pernah menjadi Ketua BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) di jurusannya.
Oleh karena itu, saya beri masukan bagi anda, para
pembaca yang masih menempuh sekolah/perkuliahan, jika anda aktif di unit-unit
organisasi sekolah/kampus, usahakan anda mendapatkan surat keterangan
keanggotaan tersebut dari organisasi.
Bagi yang pernah mempunyai pengalaman kerja, pelampiran surat
keterangan (biasa disebut Surat Pengalaman Kerja/Paklaring), menjadi satu hal
yang sangat wajib. Perusahaan yang akan menerima anda mungkin saja percaya jika
anda pernah bekerja di perusahaan tertentu. Akan tetapi bila hal tersebut tidak
diiringi bukti kuat berupa paklaring, sah-sah saja bila kemudian perusahaan
berpikiran negatif; “Jangan-jangan orang ini kabur dari perusahaan lamanya,”
“Jangan-jangan orang ini punya track
record buruk di perusahaan sampai mengurus administrasi paklaring saja
tidak mau,” “Jangan-jangan orang ini sebetulnya masih terikat kontrak dengan
perusahaannya ?” dan lain-lain.
“Di perusahaan saya
memang seperti itu Pak, sudah saya tanyakan ke Personalia-nya, katanya tidak
ada surat-suratan semacam itu !”
(Jawaban “cliché”
dari pelamar yang tidak punya paklaring saat diwawancarai. Sangat klasik ! Lagu
lama !. Alhasil = dipertimbangkan untuk tidak lulus)
6. Kenapa keluar ?
Bagi yang memiliki pengalaman bekerja, mencantumkan
alasan anda keluar dari perusahaan-perusahaan lama akan menjadi poin lebih.
Akan tetapi bila yang akan anda tuliskan ialah alasan-alasan “klasik” seperti;
mencari tantangan baru, ingin membuktikan kualitas diri, mencoba pengalaman
baru dan sebagainya. Lebih baik tidak perlu anda tulis alasan anda keluar dari
perusahaan yang lama.
PT. Raja Tambang
Borneo
01 Februari 2010 – 01
Februari 2013 (3 tahun)
Jabatan : HSE Officer
Alasan keluar :
Menginginkan pendapatan yang lebih
Surat Pengalaman
Kerja : terlampir
(Salah satu pemicu orang berpindah perusahaan karena
mencari pendapatan yang lebih untuk ukuran dirinya. Kalau anda pun memang
seperti itu, maka tak perlu merasa malu untuk mencantukan alasan sebenarnya
tersebut. Jangan khawatir bila nanti akan dicap oleh perusahaan sebagai makhluk
mata duitan. Kejujuran ialah pembuka pintu rejeki)
7. Ingin gaji berapa ya ?
Informasi mengenai gaji yang diharapkan, terkadang perlu
untuk anda cantumkan. Apalagi bila anda ialah tenaga berpengalaman. Yang tidak
perlu ialah mencantumkan gaji terakhir yang anda dapat di perusahaan lama. Toh anda bisa saja merekayasa
angka tersebut kan ?. Bagaimana kalau melampirkan slip gaji terakhir sebagai
bukti ? ah anda juga bisa “main mata” dengan bagian payroll perusahaan anda kan ?.
Bukan berarti tidak penting sama sekali untuk mencantukan
pendapatan terakhir atau yang sekarang diterima dari perusahaan. Hanya saja,
tingkat kepercayaan perusahaan baru yang anda tuju mungkin akan sangat rendah.
Apa bila ingin menuliskan mengenai gaji, mencantumkan gaji yang diharapkan
(menurut saya) dua kali lebih penting dari menuliskan gaji terakhir di
perusahaan lama.
Bagaimana bagi anda yang belum punya pengalaman kerja ?
Apabila informasi mengenai gaji yang diharapkan, merupakan informasi yang tidak
diminta oleh perusahaan dalam syarat-syarat lamarannya, maka hal tersebut tidak
perlu anda tulis.
8. Siapa yang percaya ?
Sering juga saya dapati lamaran yang di sana si pelamar
menguraikan secara panjang lebar deskripsi tentang dirinya (kepribadian).
Bahkan ada pelamar yang sampai melampirkan hasil psikotes yang ia ikuti di Biro
Psikologi.
Ketika anda menulis mengenai deskripsi diri anda di
lamaran/CV :
Saya adalah pribadi
yang bisa bekerja dengan baik secara mandiri ataupun kerja sama berkelompok,
bermotivasi tinggi, kreatif, pantang menyerah dan selalu mengupayakan usaha
yang terbaik dalam mengerjakan sesuatu.
Atau versi “konyol” :
Saya seorang yang
memiliki rasa ingin tahu yang tinggi. Selama kuliah, saya sering mengikuti
proyek-proyek penelitian. Sering kali hambatan dalam melakukan proyek
penelitian itu membuat saya emosional. Namun saya dapat mengontrol emosi
tersebut dengan teknik-teknik pernapasan yang saya pelajari di Perguruan Silat
Merpati Putih yang saya geluti sejak SMA. Melalui proyek-proyek tersebut saya
juga menjadi pribadi yang fleksibel, mudah berkawan. Saya memiliki banyak teman
dan menurut teman-teman saya, meski saya ini pemalu tapi saya orang yang
menyenangkan.
Pertanyaannya adalah : Siapa yang percaya kalau anda
memang orang seperti itu ?. Bagi saya menuliskan deskripsi diri (kecuali
apabila diminta oleh perusahaan dalam syarat-syarat lamarannya) merupakan hal
percuma, Cuma buang-buang spasi kertas. Dari pada menggombali diri sendiri
dengan menulis panjang-panjang tentang deskripsi diri yang serba positif, lebih
baik lengkapi dan detailkan mengenai hal-hal yang lebih mudah dibuktikan, yakni
riwayat pengalaman-pengalaman anda (riwayat pendidikan, riwayat organisasi,
riwayat penghargaan, riwayat publikasi karya, riwayat kerja dan lain-lain).
Ketika mendapatkan lamaran/CV yang ada deskripsi dirinya, sering saya berpikir
nakal; “Kalau memang punya kepribadian sehebat ini, kok masih nganggur ?.”
Adapun mengenai lampiran hasil psikotes. Hal tersebut
juga percuma. Karena setiap perusahaan pasti memiliki standar yang
berbeda-beda, kendatipun (ternyata) antara perusahaan dan biro tempat si
pelamar melaksanakan psikotes, menggunakan tools
(alat psikotes) yang sama.
9. Satu file aja
deh
Lumrahnya sebuah lamaran mesti akan diikuti oleh
lampiran-lampiran, baik ketika lamaran itu dikirim via pos maupun email. Khusus untuk pengiriman lamaran
via email, anda harus perhatikan
mengenai lampiran-lampiran berkas pendukung ini. Umumnya pelamar akan memecah
berkas lamaran ke dalam beberapa file
: Surat Lamaran itu sendiri, Daftar Riwayat Hidup dan Lampiran-lampiran (1 file per 1 lampiran). Akhirnya dalam
satu email saja terdiri dari banyak attachment. Dari sisi perusahaan sebagai
penerima berkas lamaran, ini jelas sangat kurang efektif. Idealnya, semua isi
lamaran mulai dari surat, daftar riwayat hidup sampai lampiran-lampiran anda
buat dalam satu file saja. Terkecuali
bila perusahaan meminta agar antara Surat Lamaran-Daftar Riwayat Hidup dan
lampiran-lampiran dibuat secara terpisah.
Setelah anda jadikan ke dalam satu file. Periksa ukuran file anda.
Diusahakan agar jangan sampai menyentuh ukuran mega bytes (MB). Beberapa perusahaan menerapkan aturan ukuran
maksimal file lamaran (biasanya 200
kb). Ukuran file akan membengkak
ketika anda memasukkan gambar ke dalam file
(foto diri dan/atau hasil scan surat-surat
lampiran). Untuk mengakalinya, sebelum gambar-gambar tersebut anda masukkan,
anda atur ulang dulu ukuran file
gambar tersebut. Di internet sekarang banyak situs yang dapat kita gunakan untuk
resize secara on line.
No comments:
Post a Comment